Geschäftskonten und Buchhaltung: So einfach ist die Finanzverwaltung heute

Ob große Firma, kleiner Mittelständler oder Freiberufler*in – niemand kommt um das leidige Themen Buchhaltung und Steuern herum. Doch es wird einfacher: Die meisten Geschäftskonten haben mittlerweile viele praktische Features für deine Bilanzen im Gepäck. Zusammen mit externen Softwares läuft die Buchhaltung dann mittlerweile fast vollautomatisch. Wir zeigen dir, welche Möglichkeiten du hast und was du beachten musst, wenn du mit deinem Geschäftskonto deine Finanzen verwaltest.

So unterstützen dich moderne Geschäftskonten bei der Finanzverwaltung

Startups und FinTechs haben den Bankenmarkt in den vergangenen Jahren ganz schön aufgemischt. Sie bieten nicht nur Online Banking an, sondern haben auch meist eine App dabei, mit deren Hilfe du deine Buchhaltung schnell erledigen kannst. In unseren Geschäftskonto-Produktprofilen stellen wir einige Anbieter und deren Features vor. Hier ein Überblick über einige Leistungen:

  • Belege digital speichern: Das Feature kann gerade unterwegs praktisch sein. Mit der Bank-App des Anbieters fotografierst du deine Rechnungen oder Quittungen und digitalisierst sie damit. Der Beleg wird dann gleich in die Bilanz mit aufgenommen. Dieses Extra bieten beispielsweise Holvi, Fyrst oder Qonto an.
  • Belege kategorisieren: Bei manchen Banken kannst du deine Rechnungen auch direkt kategorisieren. Damit hast du einen Überblick, in welchem Bereich eine Ausgabe getätigt wurde. Beim Geschäftskonto von N26 werden die Belege zum Beispiel automatisch oder per Hashtags kategorisiert.
  • Steuern im Voraus berechnen oder abziehen: Eine direkte Berechnung deiner Steuerlast, während du die Ausgaben tätigst, kann eine enorme Hilfe sein. Damit hast du dein Netto-Einkommen im Blick und weißt, was dich zum Jahresabschluss erwartet. Kontist bietet diese Funktion. Hier wird die Steuer von deinen Einnahmen bereits abgezogen und „unsichtbar“ auf einem Unterkonto abgelegt.
  • Verwaltung durch die Steuerberatung: Vorbei sind die Zeiten, in denen du die Belege händisch verwalten und an deine*n Steuerberater*in geben musstest. Heutzutage gibst du ihr oder ihm einfach einen Gastzugang zum Account.
  • Berichte erstellen: Dokumentiere und werte deine Zahlen aus. Viele Geschäftskonten bieten bei ihrer Buchhaltung verschiedene Berichte an. Holvi stellt beispielsweise sieben verschiedene Reportings zur Wahl, von Budgetplanung, Umsatzsteuerberichten bis zum Rechnungsbericht.
Bei Qonto kannst du beispielsweise deine Quittungen fotografieren und gleich in deine digitale Bilanz aufnehmen.

Konto mit Steuer-Software koppeln

Zwar bieten die Geschäftskonten schon von Haus aus einige Extras, die dir bei der Buchhaltung behilflich sind, doch zusätzlich lassen sie sich meistens noch mit einer externen Software koppeln. Das hat folgende Vorteile:

  • Die Informationen werden direkt in das Buchhaltungs-Tool übertragen
  • Du musst die Buchführung nicht doppelt machen
  • Bis zur Steuererklärung hast du schon alle Umsätze getrackt und musst nicht ganz von vorne anfangen
  • Externe Nutzer können auf die Daten zugreifen (z.B. deine Mitarbeiter*innen oder ein*e Steuerberater*in)
  • Die Daten lassen sich per API exportieren oder direkt ans Finanzamt übermitteln

Verknüpfung am Beispiel von Kontist:

Mit Buchhaltungs-Softwares sparst du Zeit und Papier

Sie heißen Lexware, sevDesk oder WISO Steuer und versprechen dir ein Leben ohne Ärger bei der Steuererklärung. Die Buchhaltungs-Softwares kosten oft nur 150 bis 600 Euro im Jahr und machen Geschäftskunden das Leben leichter. Einmal installiert, kannst du mit ihnen digital deine Finanzen verwalten. Das beinhaltet zum Beispiel Gewinn- und Verlustrechnungen, Einnahmen-Überschuss-Rechnungen oder den Jahresabschluss. Du verwaltest deine Einnahmen und Ausgaben automatisch, hast deine offenen Posten im Blick und kannst Mahnungen erstellen.

Rechnungserstellung mit sevDesk
Mit einer Buchhaltungs-Software (hier sevDesk) kannst du einfach und schnell Rechnungen an Kunden ausstellen – im Browser oder per App.

Meist gibt es auch die Option, über eine Datenschnittstelle deine Bilanz an die Steuerberatung zu übermitteln. Beispiel: Bei Lexware ist eine DATEV-Schnittstelle integriert. Du exportierst deine Daten und schickst sie direkt per Mail an deine*n Steuerberater*in, die oder der dann alles prüfen kann. Danach übergibst du deine Steuererklärung einfach an ELSTER.

Bei der Nutzung der Software ist es wichtig, dass du das ganze Jahr lang deine Daten digital sammelst und pflegst. Hier kommt dein Geschäftskonto ins Spiel: Moderne Anbieter helfen dir dabei, deine Firmen-Finanzen komplett digital zu verwalten und mit einer Buchhaltungs-Software zu koppeln.

Muss ich die Buchhaltungs-Software zusätzlich kaufen?

Im Normalfall ja. Meist musst du die Software extra kaufen bzw. einen Account erstellen. Dieser ist kostenpflichtig. Bei Lexware zahlst du beispielsweise abhängig vom Paket zwischen 180 und 690 Euro pro Jahr. Die Integration zwischen den beiden Konten kostet aber nichts.

Kann ich jede Buchhaltungs-Software mit dem Geschäftskonto verknüpfen?

Das hängt ganz von den Konten und dem Anbieter des Programms ab. So wirbt beispielsweise der Anbieter Qonto damit, dass du jedes beliebige Tool mit dem Konto verknüpfen kannst. Andere haben sich auch einzelne Anbieter beschränkt. Bei Holvi kannst du zum Beispiel nur Lexware integrieren. Im Zweifel musst du also vorab prüfen, ob beide Anbieter kompatibel sind.

Welche Software für welches Konto?

  • Fyrst: sevDesk
  • Holvi: Lexoffice
  • Kontist: Lexoffice
  • N26: Daten können per CSV exportiert werden, die Integration bei Buchhaltungs-Tools kann teils zu Problemen führen (Beispiel sevDesk)
  • Qonto: jedes Tool, darunter auch Sage, Quickbox oder Xero
Julia bewegt sich seit 2011 im Umfeld Finanzen. Als Expertin für Verbraucherthemen wie Girokonto, Kreditkarte und Versicherungen hat die studierte Germanistin und Amerikanistin immer einen Tipp auf Lager.
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